Connect with us

Digitalisering

Veidekkes Emile Hamon: ”Branschen har lagt för lite tid på att optimera den tillfälliga fabriken”

Produktivitet, digitalisering och utveckling i byggsektorn. Skriv in orden i sökmotorn och chanserna är goda att Emile Hamon dyker upp i resultaten. Chefen för verksamhetsutveckling på Veidekke Sverige har en och annan tanke om hur byggbolag och branschaktörer kan jobba för att skapa en mer produktiv, involverande och resurseffektiv byggindustri. 

Published

on

Emile Veidekke

En produktiv byggsektor ligger Emile Hamon varmt om hjärtat. Till det målet återstår en bra bit. Som chef för verksamhetsutveckling på Veidekke Sverige gör han dock vad han kan för att åstadkomma effektivare materialflöden och förbättrad logistik runt den så kallade tillfälliga fabriken. Resurser ska styras smartare och byggprojektets aktörer samarbeta bättre när Emile Hamon får som han vill.

Produktivitet, digitalisering och utveckling i byggsektorn. Skriv in orden i sökmotorn och chanserna är goda att Emile Hamon dyker upp i resultaten. Chefen för verksamhetsutveckling på Veidekke Sverige har en och annan tanke om hur byggbolag och branschaktörer kan jobba för att skapa en mer produktiv, involverande och resurseffektiv byggindustri.

I:et i BIM kan bli mycket större

”På ett projekteringsmöte här i Lund frågade vi hur många som kunde tänka sig att rita i 3D. Då var det en fjärdedel som räckte upp händerna och tre fjärdedelar sa nej. Detta var för fem år sedan. Idag hör man i stort sett ingen som säger nej.”

Utvecklingen går framåt, även i byggbranschen som vant sig vid jumboplatsen i diverse digitaliseringsmätningar. Men mycket kvarstår att förbättra.

Emile Hamon har arbetat för Veidekke sedan 2005, först som konsult och sedan 2010 som anställd, med allt från strategiska arbetsprocesser till Lean projektledning och medarbetarinvolvering. Redan under studietiden – Emile är civilingenjör med inriktning väg och vatten – kom han i kontakt med BIM-teknik, building information modeling.

”Jag trodde att i:et skulle vara mycket större i byggprojekten men så är det inte. Det är väldigt lite information, egentligen bara geometrier”, säger han och syftar på att informationen i modellerade byggprojekt ofta inte är så sofistikerad eller exakt.

Tillsammans med BIM Object har Veidekke inlett ett strategiskt samarbete som bland annat ger mer exakt och detaljerad information i byggprocessen.

”Det ställer ju också krav på hur vi köper upp saker och vilka leverantörer vi ska ha centrala avtal med. Och sen måste vi få dem att digitalisera sina produkter.”

Liknelsen mellan byggprocessen och LEGO-bygge är ganska uttjatad i branschen. Men Emile menar att den kan bli verklighet, även om det tar lite tid.

”Det är en uttjatad analogi det här att bygga med LEGO. Men det bör inte vara svårare än att sätta ihop olika byggdelar och kunna få en komplett kostnadsbild.”

Fragmenterade materialflöden hämmar effektivitet i bygg

”För varje projekt så sätter vi egentligen ihop en helt ny organisation. Vi som huvudentreprenör står kanske för 30 procent av organisationen och så står underentreprenörer för 70 procent.”

Ett fragmenterat flöde av material och ett stuprörstänk hos de många olika leverantörer och underentreprenörer som är inblandade i byggprojekten bidrar till längre byggtider än nödvändigt och byggkostnader som sticker iväg. Var och en av de många aktörer som är involverade i ett byggprojekt har sina egna materialflöden och leveranskedjor för ögonen.

”Logistiken är absolut något vi måste se över; vi måste få våra leveranskedjor att hänga ihop för att de ska gå i takt med vår produktion och så vidare”, reflekterar Emile.

”Den tillfälliga fabriken” är ett uttryck Emile ofta återkommer till. Med det menas den fysiska byggarbetsplatsen och organisationen som omger den. I den tillfälliga fabriken finns en tydlig förbättringspotential och bättre styrning av resurser är en avgörande nyckel, enligt Emile.

På samma sätt som ett tillverkningsföretag investerar i fabriker som tillhandahåller komponenter eller byggdelar menar Emile att byggbolag måste investera i förutsättningar för en optimal tillfällig fabrik.

”Branschen har lagt för lite tid på att optimera och förbättra den tillfälliga fabriken. Det är något Jimmy och jag är ganska överens om.”

Jimmy är Jimmy Bengtsson, VD på Veidekke Sverige. Han delar Emiles fokus på att jobba aktivt för en effektivare bransch. När han i höstas utsåg Emile till chef för verksamhetsutveckling på Sverigenivå sa han så här:

”Det är hög tid att ta klivet in i framtidens byggbransch – och på riktigt lyckas förena ökad produktivitet med ökad kundanpassning. För en sak är säker. Om inte vi förändrar byggbranschen kommer någon annan att göra det åt oss.”

”Vi skulle kunna ha superkoll på komponenterna i olika projekt”

Årets Lean-pris 2015 gick till Veidekke som med sitt involverande arbetssätt konsekvent jobbar för ständiga förbättringar; ett arbete Emile varit drivande inom. På frågan om vilken typ av systemstöd som skulle hjälpa honom – och bolaget – skapa förbättringar på de mest affärskritiska områdena säger han så här:

”Ett informationsflöde som hänger ihop mellan alla våra projekt vore önskvärt. Vi skulle ju kunna ha superkoll på vad det är för komponenter vi har stoppat in i våra olika projekt. Det borde bara kunna vara en knapptryckning bort att ta reda på såna saker.”

Många system löser flera problem

Emile berättar att man idag använder en del system; system som vart och ett är bra och löser olika för verksamheten kritiska bitar.

”Problemet är att deras scope är begränsat. Avvikelsehantering hanteras i ett system, risk i ett, inköpssystemet finns i ett annat. Alla tar en tårtbit. Däremellan är något export/import-system eller så pratar systemen inte alls med varandra.”

En riktig och rättvisande kalkyl är också oerhört viktig för att byggprojekt ska bli lönsamt. Utan en bra kalkyl kan det lätt bli dyrt.

”På ett 100-miljoners projekt skulle vi kunna tappa 10-20 miljoner för att vi har kalkylerat dåligt. Ett bra systemstöd för kalkylering är affärskritiskt.”

Veidekke handlar upp över 70 procent av alla inköp och ett tydligt och bra system för detta har stor betydelse. Planering är ett annat kritiskt område.

”Får vi inte våra resurser att vara på rätt plats vid rätt tid – om vi nu mot all förmodan får logistiken att fungera perfekt – så blir det väldigt kostsamt.”

Och om du får önska dig ett digitalt verktyg som gör ditt liv lättare, vad ska det innehålla?

”Det ska hantera kalkyl, kostnadsstyrning, planering, inköp, risk, logistik och materialflöden. De stora tårtbitarna av vad som är affärskritiskt. Fallerar någon av dessa så är risken stor att projektet blir misslyckat.”

Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Digitalisering

Maria Ahlm, IVL: oklara incitament försvårar gemensamt digitalt flöde

Hållbart byggande och digitalisering är välbekanta områden för Maria Ahlm, projektledaren som varit med vid uppstarten av en husfabrik utan snickare och som sorterat avfallscontainrar för att hjälpa platschefer förstå vikten av att sortera.

Published

on

Maria_Ahlm_IVL_Digitalabyggindustrin.se

På IVL – Svenska Miljöinstitutet är man stolta över att ha Sveriges bredaste miljöprofil. Stiftelsen ägnar sig åt forskning i nära samverkan med näringslivet. Hållbart byggande och digitalisering inom bygg är områden som är välbekanta för Maria Ahlm, projektledaren som bl.a. har varit med vid uppstarten av en husfabrik utan snickare och sorterat avfallscontainrar för att hjälpa platschefer förstå vikten av att sortera byggavfall. För Digitala Byggindustrin berättar hon om sin resa i svensk byggbransch och hur digitala byggvarudeklarationer gör det möjligt att följa en produkt från tillverkning till återbruk.

Från arbetsberedning till Lean Construction

Maria Ahlm fick tidigt upp ögonen för resurseffektivitet. Som ung scout lärde hon sig snabbt att man gör bäst i att planera i förväg och bara ta med sig precis det man behöver.

Natur- och miljöintresset tog henne senare till civilingenjörsutbildning inom väg och vatten på Chalmers i Göteborg. Inriktningen hette Management i byggsektorn och var då en ganska nyinstiftad del av en satsning på att förbättra ledarskapet i branschen.

Smart resurshantering, ledarskap och byggbranschen leder inte helt osökt in tankarna på Lean Production, eller Lean Construction och det blev också temat på Marias exjobb. Maria for till metodens hemland Japan och skrev exjobb på ämnet hur man framgångsrikt implementerar Lean Production.

För sjutton år sedan klev hon ut i en svensk byggbransch som inte var van vid att diskutera i termer som resurseffektivitet eller Lean Production. Hon försökte så smått att införa Lean Production men märkte snabbt att branschen inte var mogen och försöken fick svagt gehör.

– Man pratade om arbetsberedning. Men det var inte riktigt samma sak. Det handlade mer om att “tänka efter före” och sågs som ett lite tråkigt måste.

Arbetsberedning handlade framför allt om arbetsmiljö och säkerhet, säger Maria. Efter några år på en projektledningsfirma i huvudstaden sökte hon sig till industrin för att få jobba med Lean Production. Valet föll på byggmaterialbranschen som ju är både industri och bygg, och en lärorik tjänst som produktchef.

En fortsättningsutbildning inom Lean Production innebar att Maria gjorde ett projektarbete på hemmaplan med ett förslag framtaget för sin dåvarande arbetsplats.

– När jag presenterade det för ledningsgruppen sa min chef; “men Maria, vi bygger ju inte bilar.”

I samma veva stod Peab redo att starta upp en husfabrik i Ängelholm och gick ut hårt med att de skulle börja bygga industriellt. Timingen kunde inte varit bättre och Maria började arbeta med att utveckla metoder för att starta arbetet med ständiga förbättringar både bland arbetslagen i fabrik och på byggarbetsplatsen, eller montageplatsen. Morgonmöten eller så kallade pulsmöten blev snabbt rutin och Maria tog också fram ett avvikelserapporteringssystem. Arbetet gick bra och Maria blev miljö- och kvalitetschef.

– Det var första, och troligen enda, gången jag var med och byggde upp ett verksamhetsledningssystem från noll. I och med att vi startade verksamheten samtidigt så var vi väldigt fria i hur vi la upp våra rutiner.

Teamet som lade grunden för Peabs nya nordvästskånska husfabrik tog ut svängarna i sitt tillvägagångssätt. Hantverkare var till exempel inte en term man använde sig av och man anställde heller inte branschfolk för att undvika att få in förutfattade meningar.

– Det rådde nybyggaranda och vi var många som var unga och ivriga. Våra snickare och hantverkare kallades montörer och vi anställde bagare och kockar och bilmekaniker. Det var jättebra för de var väldigt nytänkande. Nackdelen var ju att när någonting uppstod så hade de absolut ingen koll på hur vi skulle lösa det eftersom de inte hade byggerfarenheten.

Den experimentella approachen rörde om i grytan ordentligt. Den del av Peab som Maria var med och drog igång lever kvar än idag om än i en annan skepnad och som en integrerad del av bolaget.

Pengar att tjäna för platschefer som sorterar byggavfall

På Peab kom Maria sedermera att fokusera på byggavfall och smarta sätt att hantera det. Från att ha arbetat med ungefär 1200 lokala avfallsentreprenörer tecknade man koncernavtal med två stycken över hela landet.

– Plötsligt kunde vi plocka fram statistik. Genom att centralisera kunde vi börja se hur det faktiskt låg till. Då kunde vi också börja förbättra.

För en platschef är det viktigt att bygget går framåt och med så få avvikelser från tidsplan och budget som möjligt. För att skapa tydliga incitament att förbättra hanteringen av avfall tog Maria och en kollega fram siffror på de ekonomiska vinsterna med avfallssortering.

– Vi åkte till en avfallsanläggning som tog emot avfall från våra byggen och bad dem tippa en containers innehåll så vi kunde analysera vad den innehöll. Därefter satte vi oss och räknade. Vi räknade t.ex. ut att man på ett helt vanligt bygge kunde spara 4500 kronor per container genom att sortera avfallet i tre fraktioner; metall, plast och trä, istället för att lägga allt i en och samma container som blandat avfall.

Laddade med denna fakta åkte Maria och en kollega ut till platscheferna och ställde frågor om hur många containrar som tömdes per vecka, byggprojektets längd, vinstmarginal, med mera. Insikten att sortering skulle spara verkliga pengar i projektet slog ner med besked.

– Det var nästan så att platscheferna sprang ifrån skrivbordet och ställde sig och började sortera i containern, drar Maria sig till minnes.

Hos IVL – Marias arbetsgivare sedan ungefär två år tillbaka – har hon jobbat mycket mot byggmaterialbranschen i frågor om resurseffektivitet och spårbarhet.

När en produkt är på väg att bli avfall ska den – i bästa fall – kunna återbrukas eller återvinnas. Detta gör att produktinformation behöver vara spårbar över tid.

– Fram till för några år sedan så var produktinformationen väldigt manuell. Man mailade omkring pdf:er i stor utsträckning. Sen började den stora digitaliseringen inom bygg och alla började prata BIM. Därför har jag jobbat jättemycket på IVL med digitalisering av just produktinformation kopplat till byggmaterial

Elektroniska byggvarudeklarationer – eller eBVD som de förkortas – är något Maria jobbar mycket med idag. Idag äger IVL den digitala byggvarudeklarationen, eBVD, genom ett dotterbolag; eBVD i Norden AB. Maria berättar att många blandar ihop eller förväxlar deklarationer med bedömningar av produkter.

– Den stora skillnaden är att en deklaration bara tar upp fakta kring produkten medan en bedömning tittar på fakta utifrån vissa kriterier och så talar bedömningen om hur väl produkten uppfyller kriterierna.

Man kan exempelvis bedöma produkter utifrån kemiskt innehåll, klimatpåverkan, ursprung eller hur mycket återanvänt material de består av, förklarar Maria.

Oklara incitament försvårar gemensamt digitalt flöde

Nyligen avslutade IVL ett projekt i syfte att utveckla den digitala produkt- och miljöinformationsdatabasen, finansierat av Smart Built Environment.

– Vi tittade på hur informationsflödet ser ut hos byggmaterialtillverkarna, vilka kontakter de har, vilka krav och vilken information de behöver ta fram. Vi gjorde också en fallstudie som tittade på ett byggprojekt – en ombyggnad av ett kontor i Stockholm – och tittade på vilken information informationskonsulter, fastighetsägare och miljöbedömningsföretag behöver.

Projektgruppen ritade informationsflödena ur materialtillverkarnas perspektiv samt ur projektörernas och entreprenörernas perspektiv. Därefter ritades ett nytt hypotetiskt flöde över hur ett informationsflöde skulle kunna se ut i framtiden. Men resultatet blev inte riktigt vad man hade hoppats på.

– Vi hade tänkt att vi skulle hitta en massa starka incitament för fortsatt digitalisering och att det skulle finnas tydliga intressenter som skulle driva utvecklingen framåt.

Det man istället upptäckte var att såväl byggmaterialtillverkare som entreprenörer och projektörer tyckte sig ha kommit så långt de kunde i sin egen digitalisering men väntade på att någon annan skulle ta nästa steg. De flesta förväntade sig också att fastighetsägarna skulle vara de som framför allt drev på för digital och spårbar produktinformation genom tydligare kravställande.

Men inte heller fastighetsägarna kände att de ägde frågan om fortsatt digitalisering av miljöinformation. De visade sig i princip vara nöjda med nuvarande förfarande där de får ingående byggmaterial bedömda enligt olika kriterier, något som framför allt syftar till att säkerställa att man inte bygger in några farliga ämnen i fastigheten.

Om man istället hade fokuserat på VAD fastigheten innehåller på ett strukturerat och kvalitetssäkrat sätt skulle fastighetsägarna få en information de kan ha enorm nytta av i framtiden.

– Man skulle t.ex. snabbt kunna få en materialinventering av byggnaden och få veta precis vad den innehåller och vilka material som går att återbruka. Man skulle också kunna beräkna vilket klimatavtryck fastigheten har eller totala andelen fossilfria ämnen som ingår bara för att ta några exempel.

Men där är vi alltså inte ännu. Den fortsättningsstudie man nyligen fått beviljad hoppas Maria resulterar i att man identifierar starka incitament för att inblandade aktörer ska vilja medverka till utveckling av nya affärsmodeller som stöder digital överföring av produkt- och miljöinformation i ett obrutet flöde.

– Det finns stor potential för effektivisering och säkrade informationsflöden om vi kan utveckla ett gemensamt digitalt flöde mellan materialtillverkare och fastighetsägare genom byggprocessens alla faser.

Nyttiga länkar

Läs om den nya, Smart Built Environment-finansierade, studien.

Läs om den nyligen avslutade studien. 

Mer om IVL – Svenska Miljöinstitutet och stiftelsens arbete.

Continue Reading

Digitalisering

”Det är projekten som gör Skanska” – möt bolaget som drömmer stort

Published

on

Anders Erlandsson-Sofia Skoglösa-Skanska

Det är inga nybörjare på Skanska Sverige som gör mig sällskap i mötesrummet i Köpenhamn. En våning ovanför oss pågår tredje och sista dagen av Dream Big, ett projekt arrangerat av Skanska i syfte att skaka fram idéer och smarta lösningar på framtidens ledningsplattform. Men mer om det senare, för först ska vi prata värderingar och hur de blir praktisk verklighet.

Anders Erlandsson har haft Skanska som arbetsgivare sedan maj 1996, det vill säga i 22 år. Sofia Skoglösa kom till företaget 2001. Idag är de COO, eller operativ chef, respektive utvecklingschef för Operationell Effektivitet. På Skanska är sannolikheten god att du stannar länge.

”Stannar du fem år, då är du ofta på väg mot en livslång anställning. Då har man fått smak för det och man har hittat sin plats.”

Orden är Anders och han får genast bifall av Sofia.

”Skanska är ett förtag som bryr sig om sina medarbetare. Vi är ett värderingsstyrt och väldigt humant bolag tycker jag.”

Skanska är byggt av projekt

Företag som arbetar efter tydliga värderingar är knappast något nytt, men Anders och Sofia menar att man på Skanska gör det ”på riktigt”. En jätteorganisation som Skanska – enbart Skanska Sverige har 9 200 medarbetare (i koncernen är man 40 000) – utgörs av många olika organisationer i en.

”En utmaning för oss, men också en möjlighet, är vår decentralisering. Skanska är ju egentligen en massa projekt,” säger Anders.

Sofia utvecklar:

”Det är projekten som gör vårt bolag. Det är de som är kärnan. Alla vet att det inte är staben eller top management.”

De många olika och geografiskt utspridda projekten gör det särskilt viktigt med gemensamma värderingar. Och detaljstyrning från toppen är inget alternativ, förklarar Anders.

”Vår bransch är en people’s business. Vi är beroende av individuella insatser. Det gäller att förse våra medarbetare med rätt förutsättningar och ge dem möjlighet till stor grad av involvering, för att få saker att hända.”

Anders, som tidigare bland annat arbetat med hälsa och säkerhet på Skanska, berättar hur medarbetare stämmer av arbetsmiljö och medarbetares välmående vid varje månadsmöte. Att göra processer och struktur av värderingarna är nyckeln för att få dem permanenta.

”Det gäller att få in det som en del av det dagliga. Är det inte del av någons arbetsuppgifter så blir det ju inget av det. Så vi är väldigt noga med att det ska vara det.”

Produktionen ska bli effektivare med hjälp av Dream Big

En arbetsuppgift högt upp på agendan hos många av Skanskas medarbetare är digitalisering. Skanska Sveriges projekt Dream Big är ett väldigt konkret exempel på hur man försöker göra digitala arbetsmetoder och verktyg till en naturlig del av vardagen för anställda.

Inför designsprinten har Skanska inventerat problem och utmaningar som medarbetarna upplever i sitt vardagliga arbete. Resultatet av inventeringen ligger till grund för den tre dagar långa så kallade designsprinten där arbetsgrupper arbetat fram förslag till lösningar med utgångspunkt i Skanskas önskemål och förutsättningar. Ett 20-tal innovationsföretag och större teknikleverantörer har bjudits in för att ta sig an uppgifterna.

Dream Big Skanska

Med Dream Big har Skanska bjudit in innovationsföretag att utveckla lösningar för en effektivare produktion.

För Skanska är målet med Dream Big tydligt: produktionen ska bli effektivare. Av de deltagande företagen hoppas Skanska få ny kunskap och idéer. Sofia förklarar:

”Vi inser att vi ju faktiskt inte sitter på den här kunskapen. Och vi kanske inte ska sitta på den heller när det finns andra bolag som gör det. Skanska Dream Big handlar om att öppna upp och ta hjälp.”

Anders instämmer:

”Jag hörde redan igår – dag 2 – att vi fick många intressanta idéer som vi definitivt inte hade fångat upp på vår egen kammare.”

”Vi behöver kanske inte hålla i saker”

Att placera ett papper i en digital enhet tror Anders och Sofia inte kommer att orsaka någon digital revolution. För att nya verktyg och arbetssätt ska bli verklighet krävs lösningar och digitala verktyg som är smartare än dagens metoder. Annars kommer medarbetare helt enkelt inte att använda dem.

”En viktig ingrediens är att hitta smarta arbetssätt så att vi kan jobba lite smartare än vad vi gör idag. Och då tror vi på att göra saker i smarta gränssnitt. Vi behöver till exempel kanske inte hålla i saker, vi behöver inte skriva på papper, utan vi kan ha händerna fria.”

Med Dream Big hoppas Skanska kunna kombinera sin gedigna kunskap om byggprojekt och dess utmaningar med innovationsbolagens nytänkande, tekniska kompetens och kreativitet.

”Vi har en ganska god idé om vad som är framgång i projekt. Vi vet vilka de basala bitarna är. Jag tror inte det kommer ändras jättemycket efter de här dagarna utan det är mer HUR vi gör det och hur vi nu ansluter till ny teknik.”

Mix av större och mindre bolag blev klockren

Till projektet Dream Bigs designsprint bjöd Skanska in riktigt stora bolag som Apple, Google och Microsoft för att generera idéer. Också mindre innovationsföretag fanns på gästlistan, däribland Fieldly. Sofia berättar att mixen av inbjudna inte var helt okontroversiell.

”Vi var ärligt talat lite nervösa. Kan vi sätta två stora leverantörer som Apple och Microsoft bredvid varandra? Det blev klockrent.”

Anders instämmer:

Att jobba i en designsprint som Skanska Dream Big tycker både Sofia och Anders har fungerat bra och varit givande. Men så är å andra sidan inte Skanska främmande för utveckling och innovation heller. Anders förklarar:

”Historiskt har utveckling varit en viktig överlevnadsfaktor i Skanska, det här att hela tiden röra sig. Nu pratar vi om den fjärde industriella revolutionen – och vi är en del av den. Vi betraktar det inte som att det är någon annan som gör den utan vi är med i det. Och vi försöker fånga det nu.”

Continue Reading

Arbetsledning

Digital projekthantering: så får du medarbetarna att använda systemet

Du har bestämt dig. Ni ska arbeta digitalt. Du har fått nog av röriga underlag och tappade kostnader. Men hur kan du som chef göra för att få medarbetarna att använda det digitala verktyget?

Published

on

Digital projekthantering

Du har bestämt dig. Du har fått nog av röriga underlag och tappade kostnader. En enklare vardag lockar. Gott så. Men har du dina medarbetare med dig? Har de också bestämt sig för att använda det nya systemet? Du kanske tror att det räcker med att tjata, gnälla, och kanske också skälla, på dem för att de ska komma ihåg att göra sina rapporter och dokumentationer. Riktigt så enkelt är det inte. Men det behöver inte vara svårt heller. Dina medarbetare måste nämligen bestämma sig för att ge systemet en chans. Ge oss tre minuter så förklarar vi stegen dina medarbetare behöver gå igenom för att ditt projekthanteringssystem ska bli en succé.

Syfte och mål på individnivå

När vi inte förstår varför vi förväntas göra en uppgift, särskilt när det gäller en ny sådan, är sannolikheten mycket liten att vi faktiskt kommer utföra den. En order eller piska kan få oss att lyda ett tag men vi gör det oftast motvilligt och tar varje chans vi kan till att fuska eller återgå till våra gamla vanor. Visa och förklara istället för dina medarbetare varför de ska börja utföra nya sysslor. På så sätt engagerar du dem i själva syftet med det nya verktyget.

Medarbetaren som inser hur mycket fortare han eller hon kommer hem till familjen eller fritidsintresset efter arbetsdagens slut genom att t.ex. rapportera sina körningar digitalt är mer benägen att ta upp telefonen och göra detta än den medarbetare som bara fått veta att chefen förväntar sig digitala rapporter.

Du har säkert hört frågan – eller ställt den själv; ”what’s in it for me?”. När alla medarbetare har ett tydligt och bra svar på den kommer de att ta påminnelser om att använda systemet betydligt bättre än om svaret på frågan är ”för att chefen säger det”.

Utse en eller flera ambassadörer

Förebilder är viktiga. Utse en eller flera personer som börjat använda systemet och som övriga medarbetare ser upp till. De flesta av oss behöver veta att det går att lyckas med en uppgift för att vi överhuvudtaget ska försöka. Visst finns det undantag, men de är inte så många. Precis som glädje smittar, smittar goda beteenden av sig.

De bästa förebilderna är de vi lättast kan se oss själva i. Är du chef och den som beslutat att ni ska använda systemet? Låt andra vara ambassadörer.

Ledningens inställning är avgörande

Vi sa precis att du som är chef ska utse andra än dig själv till ambassadörer för nya systemet. Med det sagt är din inställning direkt avgörande för att ditt företag ska få maximal nytta av det. Lev som du lär, var en bra föregångare och se till att använda systemet själv, dagligen. Bygg inte pappershögar på din skrivbordsplats eller i bilens baksäte.

En chef och ledare som är övertygad och lever som han eller hon lär skapar också rätt förutsättningar för systemet i organisationen. Ett nytt system kräver ofta att vissa nya arbetssätt och processer kommer på plats. När du själv är en övertygad användare kommer du se till att skapa naturligt utrymme för dessa. Det kan t.ex. gälla tid- och körrapporter, signering av arbetsorder eller andra handlingar som är viktiga för att systemet ska vara till nytta.

Utbilda, utbilda, utbilda

Med jämna mellanrum måste vi alla traska ut till en uppsamlingsplats när brandlarmet tjuter för att bli påminda om hur vi ska göra i händelse av brand. På samma sätt måste vi påminna oss själva och våra medarbetare om hur, och framför allt varför, vi använder vårt digitala verktyg och system.

Teamet kanske har växt sedan förra genomgången av systemet och nya medarbetare måste få chansen att lära sig. Men framför allt uppdateras och förbättras digitala verktyg ständigt. Ta för vana att ha en kortare genomgång av systemet varje månad för att försäkra dig om att alla medarbetare är med på tåget. Denna genomgång kan också vara ett utmärkt tillfälle att få feedback på funktioner som saknas och som system som t.ex. Fieldly kan hjälpa dig att komplettera med. 

Alla får en personlig assistent

Ett digitalt system må ha med teknik att göra, men det är inget isolerat IT-projekt och ska inte behandlas så heller. Ett bra system är den där personliga assistenten du så ofta önskat att du hade nära tillhands. Och nu har du det, i din ficka. För rätt använt är ett smart system den bästa assistent du kan tänka dig. Inte bara du som är chef eller arbetsledare får en assistent; alla får det!

Precis som livs levande assistenter behöver få uppmärksamhet ibland behöver systemet också det. Se till att du och dina medarbetare rapporterar, dokumenterar och använder sig av systemet för att få verklig –  och stor – nytta av det.

Lycka till!

Har du andra tips eller erfarenheter av att implementera digitala verktyg? Hör gärna av dig till oss!

Continue Reading

Trending

Copyright © 2017 Fieldly AB. Theme by MVP Themes, powered by WordPress.